Autonomisation administrative

Vous récupérez
vos soirées.

L'IA exécute, votre administratif tourne sans vous.

Automatiser fait tourner la tâche. Autonomiser vous sort de la boucle. C'est le second que nous visons, en passant par le premier.

Quinze minutes pour savoir si un chantier a du sens chez vous. Sans engagement.

  • jusqu'à 20 h
    récupérables chaque semaine
  • 80 %
    du temps d'une tâche automatisée, récupéré
  • dès le 1er mois
    rentable, une fois la tâche en service

Estimations issues de notre grille de diagnostic. Le chiffre qui compte est le vôtre, il sort du rapport. · Une marque Orbis Optima

Ce que ça change pour vous

  1. 1

    Une assistante de moins à recruter

    Le travail d'un mi-temps administratif, sans contrat à signer ni poste à remplacer l'été.

  2. 2

    Des clients servis plus vite

    Le devis part le jour même, la facture est relancée à l'heure, le rendez-vous se cale sans échange de mails.

  3. 3

    Rien à payer d'avance

    Une mensualité par tâche, dès 60 € par mois, et un diagnostic offert pour commencer.

Voir les tarifs
Les briques

On automatise
une tâche à la fois.

Pas de forfait, pas de périmètre flou. Chaque tâche répétitive devient une brique, avec sa mensualité et ce qu'elle vous rend chaque mois. Vous commencez par une seule.

  • Devis

    « Je refais mes devis à la main à chaque fois »

    100 € par mois
  • Facturation

    « Je cours après mes règlements »

    60 € par mois
  • Appels d'offres

    « Je réponds à des appels d'offres ou des dossiers de subvention »

    190 € par mois
  • Onboarding client

    « Chaque nouveau client me prend une demi-journée de paperasse »

    100 € par mois
  • Rendez-vous

    « Je passe mon temps à caler et rappeler des rendez-vous »

    60 € par mois
  • Comptes rendus

    « Je ne rédige jamais mes comptes rendus »

    60 € par mois
  • Mails récurrents

    « Je réponds vingt fois la même chose par mail »

    100 € par mois
  • Pièces comptables

    « Mon comptable me relance pour des pièces »

    60 € par mois
  • Reporting

    « Je ne sais pas où j'en suis avant la fin du mois »

    100 € par mois

Une tâche absente de cette liste se chiffre au diagnostic.

La méthode

De la mesure
à la gouvernance.

Voici comment se déroule un accompagnement. Chaque étape s'appuie sur ce que la précédente a produit, et vous pouvez vous arrêter après chacune d'elles.

  1. i

    Diagnostic

    Un entretien sur vos tâches les plus lourdes. Sous 72 heures, vous recevez un rapport et une feuille de route datée.

  2. ii

    Devis

    Le rapport arrive avec un devis ferme, tâche par tâche, sa mensualité et ce qu'elle vous rend chaque mois. Il dit aussi ce qui reste à votre main.

  3. iii

    Construction

    On construit brique par brique, sur vos outils existants. Vos abonnements d'outils restent à votre nom, et nous n'accédons jamais à vos moyens de paiement.

  4. iv

    Gouvernance

    Le système tourne, vous le gouvernez. On surveille, on corrige les dérives, et on ajoute des briques quand vous êtes prêt.

Le rythme

Une tâche, puis la suivante.

On commence par la tâche qui vous coûte le plus. Elle tourne pendant quelques semaines, vous voyez ce que ça change, et vous décidez si on continue. Vous pouvez vous arrêter là, beaucoup le font et s'en portent bien.

Derrière ce rythme il y a une échelle en six niveaux, qui sert à décider jusqu'où pousser chaque tâche. Elle est utile à connaître, elle n'est pas nécessaire pour commencer.

Tarifs

Ce que ça coûte,
en trois temps.

Une grille unique, du fondateur seul à la PME. On traite les tâches une à une, sur vos outils existants, et le prix est connu d'avance.

Les trois étapes ci-dessous s'enchaînent. Le diagnostic ouvre la marche, et il vous est offert dès que votre estimation est positive.

  1. 01On mesure

    Diagnostic

    rapport sous 72 h

    Un formulaire de cinq minutes, puis 90 minutes d'entretien sur vos tâches les plus lourdes. Vous repartez avec un rapport qui tient debout tout seul, que vous nous confiiez la suite ou non.

    • Ce que votre administratif vous coûte, en heures et en euros
    • Ce qui est automatisable, et ce qui ne l'est pas, avec les raisons
    • Trois briques maximum, dans l'ordre où s'y prendre
    • Ce que chacune vous rend par mois, mensualité déduite
    • Un devis ferme, valable trente jours
    • Offert après une estimation en ligne positive
    Offert

    après une estimation en ligne positive

    Faire mon estimation
  2. 02On construit

    Briques

    par mois

    On automatise tâche par tâche. Vous commencez par une seule brique, celle qui vous coûte le plus cher, et vous ajoutez les suivantes quand elle a fait ses preuves.

    • 60 € par mois la tâche simple, 100 € l'intermédiaire, 190 € la complexe
    • Construction comprise, rien à payer d'avance
    • Construite sur vos outils, sans les remplacer
    • La tâche part seule, ou vous validez avant envoi
    • Règles et limites écrites avant construction
    • Vos abonnements d'outils restent à votre nom
    60 à 190 € HT/ mois par tâche

    selon ce que coûte une erreur, engagement de douze mois par tâche

  3. 03On gouverne

    Suivi

    compris dans la mensualité

    La surveillance fait partie de la mensualité. On corrige les dérives et on ajuste quand votre activité change. C'est aussi par ici qu'on monte les domaines suivants, un à un.

    • Supervision et correction des dérives
    • Ajustements quand votre offre évolue
    • Support asynchrone sous deux jours ouvrés
    • Revue trimestrielle de votre autonomie
    • Nouveaux domaines montés un à un
    Compris

    dans la mensualité de chaque tâche, tant qu'elle tourne

Plus de 10 personnes ? Le diagnostic s'élargit à un entretien par fonction concernée. Il vaut alors 1 500 € ou plus, et il reste offert dans les mêmes conditions. Le reste se chiffre de la même façon, tâche par tâche.

Trois exemples chiffrés

Montants hors taxes, par mois, construction et surveillance comprises.

  • Un consultant seul

    Ses factures, émises et relancées sans lui

    60 €par mois

    rien à payer d'avance

    1 tâche simple, il valide chaque facture avant envoi

  • Une associationCas réel

    Son parcours d'inscription, de la première question au témoignage

    190 €par mois

    rien à payer d'avance

    1 parcours de 10 tâches, qui rend en temps le double de ce qu'il coûte

    Lire l'étude de cas Chamil France
  • Une TPE

    Ses devis, l'accueil de chaque nouveau client et ses mails récurrents

    300 €par mois

    rien à payer d'avance

    3 tâches intermédiaires, 100 € chacune

Qui tient la méthode

Une méthode industrielle,
appliquée à l'administratif.

Odegia a été fondée par Adib Bensalem, docteur en sciences de gestion et professeur en école de commerce, après quinze ans passés à mesurer et à réduire des processus industriels.

Il conduit lui-même chaque diagnostic et supervise chaque chantier.

Adib Bensalem, fondateur d'Odegia
Adib Bensalem, fondateur

Trois choses de ce parcours décident de ce que vous voyez sur cette page.

  1. 1

    On mesure avant de changer.

    C'est la discipline apprise chez Toyota, où l'amélioration commence par un relevé et jamais par une idée. C'est pourquoi le diagnostic précède toujours le chantier.

  2. 2

    On élimine avant d'automatiser.

    C'est la première question du Lean, et elle passe devant celle de l'outil. Une tâche supprimée coûte moins cher qu'une tâche automatisée.

  3. 3

    On écrit les règles avant de construire.

    C'est ce qui permet de vous dire ce qui reste à votre main, et de refuser un chantier quand il ne se justifie pas.

La méthode est écrite, étape par étape. C'est ce qui la rend reproductible, et ce qui fait qu'elle ne dépend pas d'une seule personne.

Questions

Ce qu'on nous demande.

Si votre situation ne relève pas de l'autonomisation, nous vous le dirons au premier échange.

Comment se fixe le prix d'une tâche ?
Par ce que coûte une erreur, pas par le temps gagné. 60 EUR par mois quand une erreur se rattrape sans conséquence, caler un rendez-vous ou ranger une pièce. 100 EUR par mois quand elle coûte cher, un devis ou un mail parti à votre nom. 190 EUR par mois quand les informations sont dispersées ou que le résultat change à chaque fois, et pour un parcours qui enchaîne plusieurs tâches sur le même dossier. La mensualité comprend la construction et la surveillance, vous ne payez rien d'avance. Le diagnostic range chacune de vos tâches et vous remet un devis ferme.
Pourquoi compter en briques ?
Une brique est une tâche. Elle a sa mensualité et ce qu'elle vous rend chaque mois, ce qui vous laisse en lancer une, la voir tourner, puis décider de la suite. Vous pouvez aussi en prendre plusieurs d'un coup, le diagnostic les nomme et les ordonne. Ce qui compte est de savoir ce que couvre le périmètre avant de le payer, la remise vient après. C'est aussi pourquoi un « automatisez-moi tout » se transforme d'abord en liste de briques, plus facile à tenir des deux côtés.
Comment obtenir le diagnostic ?
En faisant d'abord votre estimation en ligne, neuf questions et deux minutes. Si elle montre qu'au moins une tâche vous rendrait plus qu'elle ne coûte, le diagnostic vous est offert, et vous réservez quinze minutes pour le caler. Si elle n'en montre aucune, elle vous le dit, et un diagnostic ne vous apprendrait rien de plus.
Que se passe-t-il si j'arrête ?
Chaque tâche engage douze mois. Ensuite vous arrêtez quand vous voulez, avec trente jours de préavis, et la tâche cesse de tourner.
Que se passe-t-il si une tâche n'est pas automatisable ?
Nous l'indiquons dans le rapport, avec la raison. Si votre décision relève du jugement plutôt que d'une règle, l'automatisation tiendrait mal dans le temps. Vous dire ce qui ne s'automatise pas fait partie du diagnostic, et cela vous évite d'investir au mauvais endroit.
En quoi est-ce différent d'une prestation d'automatisation ?
Nous automatisons aussi, c'est le moyen. La différence est là où nous nous arrêtons. Une prestation d'automatisation livre une tâche qui s'exécute plus vite, et vous restez celui qui déclenche, vérifie et reprend les cas particuliers. Nous continuons jusqu'à ce que le système décide lui-même sur un périmètre défini, avec des limites écrites, et vous n'intervenez plus que sur exception. La différence se voit dans votre agenda, pas dans la facture d'outillage.
Faut-il changer nos outils ?
Non. Nous construisons autour de votre existant, facturation, messagerie, agenda, tableurs. Les abonnements de ces outils restent à votre nom et sont payés par vous. Remplacer vos outils allongerait le projet de plusieurs mois sans rien apporter à votre autonomie.
Accédez-vous à nos comptes bancaires ?
Non, à aucun moment, y compris en lecture seule, et cet engagement figure au contrat. L'IA exécute, l'humain gouverne. Un système qui prépare un ordre de paiement le soumet à une personne, il ne le déclenche pas.
Nos données sortent-elles de la structure ?
Cela dépend du domaine traité et de votre niveau de sensibilité. Lorsque la confidentialité l'impose, les traitements par modèle de langage passent par un fournisseur hébergé dans l'Union européenne, ou s'exécutent sur votre propre ordinateur quand il le permet. Ce choix se décide au diagnostic, avant toute construction.